Avez-vous entendu parler de la loi de Parkinson ?
Savez-vous que cette loi a une incidence directe dans votre efficacité quotidienne en management ?
Qu’est-ce que la loi de Parkinson ?
Rien à voir avec la maladie qui provoque des tremblements inopportuns.
En substance, la loi de Parkinson énonce le principe que le travail s’étale de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement.
Ce principe porte le nom de son inventeur, Cyril Northcote Parkinson, écrivain britannique du XXème siècle. Il l’a énoncé en ayant observé la fonction publique britannique. Il avait notamment remarqué que l’effectif de la fonction publique s’accroissait à un rythme donné, indépendamment de la quantité de travail à fournir.
En transposant cette loi en management ?
Chaque tâche occupera le temps que vous voudrez bien lui accorder.
Quelques exemples opérationnels en entreprise :
- Le recadrage avec votre collaborateur durera 1 heure car c’est le temps que vous avez planifié dans votre agenda
- Ce membre d’équipe rendra les résultats de sa mission dans un mois car c’est le délai que vous lui avez donné
- Ce fournisseur vous donnera sa réponse d’ici 15 jours car c’est la deadline que vous lui avez imposée
Plus on dispose de temps, plus on prendra de temps.
Voyons à présent les clés pour mettre la loi de Parkinson au service de votre management.
Se fixer un délai volontairement court
Décidez d’un délai challengeant… mais réaliste. Attention à ne pas tomber dans le sur-optimisme.
L’idée est ici de créer une légère tension, un stress stimulant, qui seront des facteurs de motivation exogène.
Ils vous obligeront à prendre les premières décisions rapidement et à passer à l’action. Sans attendre le dernier moment et éviter la réflexion mentale « de toute façon, j’ai encore du temps… » (= je procrastine)
Fixez également des délais à des projets lointains : recrutement, nouvelle mission, activité de cohésion d’équipe, recherche d’un nouveau fournisseur, exploration d’un nouveau canal d’acquisition client…
Car s’il n’y a pas de délai, selon la loi de Parkinson, cela équivaut à reporter indéfiniment la tâche à plus tard. Le risque est alors de ne jamais accomplir cette action.
Créer un rétro-planning
Une fois le délai fixé, la prochaine étape est de créer un rétro-planning en partant de la date de réalisation. Et de descendre jusqu’à la première action à réaliser pour démarrer le projet.
Ce processus est majeur car il vous obligera à vous projeter et à élaborer les étapes opérationnelles du projet. Cela permet aussi de créer des jalons mentaux en préparant l’esprit à agir.
Petite astuce opérationnelle si vous utilisez Excel pour établir votre rétro-planning : ne fixez pas des dates absolues pour chaque étape. Utilisez plutôt un nombre de jours que vous retrancherez pour chaque étape à la date finale. Cela rendra votre rétro-planning très flexible.
Ne pas trop charger de tâches
Certains managers en entreprise peuvent faire une mauvaise interprétation de la loi de Parkinson et considérer que l’organisation optimale du travail consiste à prévoir un maximum de tâches dans un délai le plus court possible.
Combien de fois cette tactique a-t-elle fonctionné ?
Probablement très peu ou alors sur des réalisations limitées.
La loi est alors déviée de son objectif initial : des délais trop courts aboutissent à une surcharge de travail, à du stress, et donc à une démotivation.
La plupart du temps ?
Il y a des imprévus et des tâches qui prennent plus de temps que prévues (le contraire est rare !)
L’intention est d’intégrer la notion de marge dans vos projections, quitte à créer des étapes intermédiaires avec d’autres délais.
Quelles actions dans votre management ?
Maintenant que vous êtes au clair sur la loi de Parkinson, quelles actions allez-vous entreprendre pour optimiser votre quotidien managérial ?
Quelques suggestions :
- Passez en revue votre équipe et les délais de réalisation que vous avez demandés à vos collaborateurs. Est-ce possible d’ajuster les deadlines ?
- Sur vos tâches routinières managériales : gestion des mails, relectures de dossiers, appels clients, appels fournisseurs, entretiens, sourcing…. Quelles différences cela ferait-il si vous fixiez un délai à chaque tâche ?
- Quelle action avez-vous déjà reportée plusieurs fois ? Fixez maintenant une date de réalisation à cette action et décidez de la première action à enclencher (et faites-la !)
Gardez le cap !
