La circulation de l’information est un enjeu majeur au sein des entreprises. Elle a un impact direct sur la productivité et les relations entre managers et collaborateurs.
La bonne redescente d’information de la direction vers le terrain permet la mise en pratique de la stratégie d’entreprise.
Afin de faire circuler l’information de manière efficace, le manager doit savoir communiquer. Découvrez dans cet article les clés et supports adaptés afin d’assurer une bonne transmission d’information dans votre entreprise.
I) Une communication claire et précise
Transmettre les informations à ses collaborateurs est important mais encore faut-il savoir adopter une communication pertinente. En effet, ces informations doivent être comprises par vos interlocuteurs. Et pour cela c’est à vous d’y mettre les formes.
1. Bien faire passer le message
Afin que les personnes concernées puissent recevoir l’information de manière efficace, il est nécessaire de la formuler clairement.
Pour cela, ne surchargez pas votre message avec des informations secondaires. Restez concis et ne parlez que de l’information principale que vous souhaitez transmettre.
Si vous hésitez sur la pertinence d’ajouter un détail, posez-vous la question suivante : « est-ce que cette information supplémentaire sera utile au destinataire ? ».
2. Communiquer à la bonne audience en temps voulu
Afin que l’information soit transmise de manière efficace et pertinente, il faut garder une cohérence dans sa transmission. Pour cela, il est essentiel de prêter attention au timing et aux destinataires.
En effet, une information est souvent utile pour une période précise et finit par avoir une « date de péremption ».
Si vous informez vos collaborateurs de la mise en travaux d’une partie des sanitaires trois jours après le début des travaux, votre information perd de sa valeur. Il faut donc veiller à communiquer en temps réel et à ne pas laisser échapper les informations importantes.
Vous devez aussi diffuser la bonne information auprès de la bonne audience. Si vous vous adressez au mauvais interlocuteur, votre message finira aux oubliettes. Et si vous oubliez d’apporter une information essentielle à un collaborateur, cela porte atteinte à sa productivité.
Vous hésitez quant aux destinataires adéquats ? Identifier toutes les parties prenantes du sujet évoqué.
II) Le choix de supports adaptés pour une bonne transmission d’information
Les informations à transmettre sont nombreuses et les différents canaux à votre disposition le sont tout autant. Il est essentiel de savoir choisir celui adapté et cohérent avec votre information et vos destinataires.
1. Les appels téléphoniques
Le téléphone est un moyen simple et rapide de transmettre des informations. Il peut être particulièrement efficace lorsque vos interlocuteurs sont en télétravail ou que vous n’êtes pas dans les mêmes locaux.
Si vous avez une information urgente à faire passer ou à récolter, l’appel téléphonique est la solution.
C’est un canal de communication qui permet une interaction et une rapidité de transmission d’informations.
2. Les réunions
La réunion est un outil de communication interne essentiel. Elle permet de transmettre des informations ou des messages importants à votre équipe.
Elle sert à rassembler, physiquement ou en visioconférence, l’ensemble de votre équipe. Ainsi, vous pouvez partager des informations, échanger sur l’actualité, entretenir et renforcer la cohésion d’équipe.
Si l’information nécessite d’être communiquée en personne, la réunion est le canal de communication adaptée.
3. Les mails ou la newsletter
Les mails servent à transmettre des informations et documents nécessaires à la bonne réalisation des tâches. Par exemple la convocation à un brief, le compte rendu d’une réunion, des chiffres et données, etc.
La newsletter est un outil de communication interne adapté pour transmettre l’actualité de l’entreprise à l’ensemble de votre équipe. Elle permet de maintenir un lien avec votre équipe et de renforcer le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs à votre entreprise.
4. Applications et logiciels
Il existe plusieurs applications et logiciels pour faciliter les échanges et la transmission d’informations.
Le réseau social d’entreprise (RSE) permet de connecter l’ensemble des collaborateurs pour partager des informations. Chacun a un profil, peut suivre l’actualité de l’entreprise et échanger avec l’équipe. Le RSE permet une communication moins formelle et elle est idéale pour les équipes séparées géographiquement.
Vous avez également à disposition l’intranet, les logiciels de gestion de projet ou la messagerie instantanée. Ces canaux vous permettent d’échanger efficacement des documents et des informations avec votre équipe. Vos collaborateurs pourront répondre rapidement et conserver les documents partagés.
III) Les différentes postures à adopter pour une transmission d’information efficace
Afin que l’information soit transmise de manière efficace, il faut adopter une posture adaptée.
1. Prêter attention au langage corporel et au ton de sa voix
La communication ce n’est pas seulement des mots mais aussi une manière de s’exprimer. Si vous transmettez une information en direct, prêtez attention à votre posture. Cette dernière a un impact important sur l’interprétation de vos collaborateurs.
Assurez-vous de ne pas croiser les bras ou de ne pas garder les sourcils froncés quand vous parlez. Même si votre état d’esprit n’a rien à voir avec vos interlocuteurs, ces derniers ne le savent pas et peuvent mal l’interpréter. C’est pourquoi, si vous êtes en colère ou préoccupé par une raison personnelle, surveiller doublement votre posture.
Essayez d’adopter un langage corporel et des expressions faciales neutres.
2. Demandez un feedback pour une communication ouverte et harmonieuse
En matière de transmission d’information, il est tout aussi important d’écouter que de transmettre. Vous ne devez pas systématiquement imposer vos informations et en rester là.
Si vous ne demandez pas l’avis de vos collaborateurs à propos de votre communication, vous risquez de ne jamais obtenir de retours de leur part. Et sans ces retours, vous ne pouvez pas mesurer l’efficacité de votre communication et vous ajuster. Or, cette dernière a des répercussions sur l’efficacité de votre équipe et sur toutes les autres interactions.
En demandant à vos collaborateurs ce qu’ils pensent de votre manière de communiquer, vous pourrez vous perfectionner. Récoltez ces retours précieusement et servez-vous en pour adapter votre stratégie de communication.
Conclusion : passez à l’action
La transmission d’information n’a plus de secrets pour vous désormais.
Organisez dès maintenant une réunion hebdomadaire avec votre équipe afin de leur transmettre les informations clés de la semaine. Il est essentiel de garder un lien régulier avec vos collaborateurs pour éviter un désengagement silencieux.
Veillez à être clair et précis en adoptant une bonne posture afin que votre message soit compris.
