Savoir déléguer efficacement est une compétence essentielle à acquérir en management.
Que ce soit la délégation de tâches ou de missions.
À un ou plusieurs collaborateurs, voire à une équipe entière.
Cela est devenu un enjeu majeur durant cette période particulière de télétravail.
Mon style de management
J’ai toujours eu de la difficulté à trouver l’équilibre entre trop ou pas assez de contrôle ou reporting.
J’ai aussi souvent été déçu du résultat et du respect des plannings.
Après analyse ?
J’ai plutôt un style de management « laisser-faire » et un comportement sous stress de type « blâmeur ». C’est-à-dire que j’ai tendance à accuser l’autre quand il y a un problème.
J’ai découvert ce tempérament grâce à la Process Communication (PCM).
Mais au-delà de l’outil, cela me permet de vous redire l’importance de la connaissance de soi pour un manager. La prise de conscience étant la première étape de la guérison…
Il fallait vraiment que je prenne les choses en main.
Alors je vous partage dans cet artcile la méthode qui m’a permis de gagner en sérénité dans mon management.
Pourquoi déléguer ?
Cela part généralement d’un besoin, d’une mission ou d’une tache que l’on n’a pas le temps de faire.
Mon dernier exemple en date ?
La nécessité d’augmenter les clients « entreprise » pour ma société, en BtoB pour utiliser les termes marketing.
J’ai confié la mission à ma responsable commerciale qui partageait d’ailleurs la même analyse que moi…
Généralement ?
Je n’ai pas le temps, ni l’envie de me prendre la tête sur une formalisation précise.
Je lui dis « Tu connais le soucis, on le partage, le reste, débrouille-toi. Je compte sur toi »
Accompagné de la fameuse tape sur l’épaule, lui gratifiant de ma confiance.
De cette expérience ?
Sont ressorties deux belles erreurs qui m’ont permis d’ajuster mon geste managérial et de rattraper la situation.
Erreur n°1 de la délégation : Confier la tâche en 30 secondes
En bon manager parfois surchargé, j’ai expédié la tâche à ma collaboratrice en 30 secondes.
J’ai compris ensuite que ce temps gagné au début a été perdu 10 fois plus sur le long terme.
La solution ?
Il faut absolument définir des objectifs ou un résultat attendu.
Et ce n’est pas toujours simple car cela demande de se creuser un peu la tête.
Mais c’est indispensable car les chances que le collaborateur ou la collaboratrice vous fournisse exactement ce que vous attendez est rare. Et cela n’a rien à voir avec son niveau de compétence.
L’idéal ?
Faire ce travail avec le collaborateur car vous êtes certain qu’il a bien compris…
En effet, lors de cet échange vous allez reformuler avec lui la tache et le résultat.
Pas de place alors à l’interprétation.
Erreur n°2 de la délégation : Confier une tâche trop longue
Ou un gros projet qui dépasse la semaine de travail à temps plein.
Le risque ?
Vous vous exposez à ce que le collaborateur oublie ou mette cela de côté pour traiter des urgences… Ou tout simplement ses autres missions en parallèle.
La solution ?
Découper les longues taches en jalons plus petits qui peuvent être accomplis dans un laps de temps plus court.
Maximum la semaine.
Ce travail permet aussi de définir les taches prioritaires. Et d’optimiser ainsi la délégation.
Déléguer efficacement en 3 rendez-vous
J’ai alors mis au point une méthode de management pour déléguer efficacement en 3 RDV avec mes collaborateurs salariés en télétravail.
RDV n°1 : Réunion de délégation
Je fais un point d’une heure en début de semaine.
Lors de ce point :
- Nous travaillons ensemble sur un but à atteindre ou une intention qui peut être globale. Exemple : acquérir de nouveaux clients en BtoB.
- Ensuite nous définissons des taches pour y parvenir : appeler des entreprises, contacter des prescripteurs, participer à des réseaux professionnels
- Nous précisons ce qui nous semble prioritaire : appeler des entreprises.
- Nous définissons enfin l’objectif à la semaine : 20 contacts qualifiés.
Inutile d’aller au-delà et de planifier toutes les taches sur 6 mois.
Fin de la réunion.
RDV n°2 : Point d’avancement
Très rapidement après les premières tentatives, je planifie un second échange pour faire un point d’avancement sur la tâche.
Je vérifie ainsi que celle-ci est comprise et réalisable.
Vous pouvez ainsi très rapidement réajuster et fournir au collaborateur des ressources ou des conseils supplémentaires.
RDV n°3 : Bilan en fin de semaine
L’idée est simple : Mission accomplie ou pas ?
Nous débriefons sur les difficultés et les succès :
- Apporter un soutien humain ou matériel face aux difficultés
- Féliciter les succès
À vous maintenant de déléguer dans la confiance
Prêt à mettre en pratique ce processus dans votre management ?
Alors voici votre plan d’action en 3 temps :
- Choisissez une tâche que vous auriez besoin de déléguer
- Trouvez le collaborateur idéal à qui confier cette mission
- Proposez-lui un rendez-vous pour lui présenter ce que vous attendez de lui (réunion de délégation)
Gardez le cap !
